Catchball.

O que é o catchball

O catchball é o verbo do desdobramento dentro do planejamento Hoshin: a etapa em que a meta proposta deixa de ser recado e vira negociação. Um nível joga a meta para baixo junto com o raciocínio dela. O nível de baixo confere contra os próprios dados e devolve: com o que temos hoje, conseguimos assumir isto; o buraco até o seu número é este; e para fechá-lo precisamos disto. As rodadas seguem até que os dois níveis tenham o mesmo número, com as condições dele, por escrito.

O nome é para ser entendido ao pé da letra. Bola que foi jogada e nunca voltou não foi recebida, foi derrubada. É essa a diferença entre catchball e cascata: a cascata comunica, o catchball negocia. As duas entregam uma planilha de metas até janeiro. Só uma delas entrega gente que falou sério.

O teste prático é simples: as metas voltam diferentes? Se todo número atravessa o desdobramento exatamente como foi proposto, uma de duas coisas é verdade. Ou o topo sabe de cor os tempos de setup, os buracos de efetivo e a saúde das máquinas três níveis abaixo, ou os níveis de baixo concluíram que discordar é perigoso e assinaram embaixo de números em que não acreditam. A primeira é rara. A segunda é como a planta vai parar em outubro explicando um desvio que os supervisores já previam em fevereiro.

Por que o desdobramento por e-mail falha

A alternativa de sempre é a cascata: a diretoria calcula as metas do ano, distribui numa planilha e comunica o resultado numa reunião geral e num e-mail. É rápido, é organizado e falha do mesmo jeito todo ano. Os números chegam sem dono. Ninguém na ponta receptora foi perguntado do que aquele número precisaria, então ninguém trouxe as condições à tona, então os recursos de que a meta dependia nunca foram disputados enquanto ainda havia orçamento na mesa.

A ilusão de alinhamento que isso cria é mais perigosa do que a divergência aberta. A planta em que o gerente de fluxo de valor diz, ainda no planejamento, que 92% não se alcança com o setup atual é uma planta capaz de decidir alguma coisa: bancar o projeto de setup ou aceitar 88%. A planta em que todo mundo concorda com a cabeça descobre o mesmo fato na análise do 3º trimestre, como justificativa, quando as opções já se fecharam. Discordar em janeiro é informação. Concordar sem querer é bomba-relógio com pavio do tamanho do ano fiscal.

Os sintomas da cascata são fáceis de checar: gestores que não sabem dizer de onde veio o número deles, metas cujas condições não estão no plano de ninguém, conflitos de capacidade descobertos durante a execução e o ritual de fim de ano de explicar desvios que quem está perto do processo já previa antes de o ano começar.

As regras do jogo

O catchball se sustenta em um punhado de regras que todo mundo conhece e que o nível sênior cumpre à vista de todos. Publique as regras junto com o calendário de planejamento e deixe qualquer pessoa, de qualquer nível, apontar uma infração sem cerimônia.

1. 1 Toda jogada volta em até uma semana. Meta parada na caixa de entrada não está sendo estudada, está sendo evitada, e a janela de planejamento está queimando.
2. 2 Contraproposta vem com dados. “Muito ambicioso” é opinião; um Pareto dos atrasos do ano passado com a restrição identificada é uma resposta.
3. 3 As necessidades fazem parte da resposta. “Chegamos a 92% se o projeto de setup for bancado” é uma jogada completa. “Não chegamos a 92%” é meia jogada.
4. 4 Silêncio não é concordância. Quem nunca devolveu a bola não assumiu nada, por mais que a planilha de desdobramento diga o contrário.
5. 5 O número final é escrito com suas condições. Se a meta depende de um projeto, o marco do projeto mora ao lado da meta, e um marco atrasado reabre o número.

Catchball além das metas anuais

O mesmo mecanismo de jogar e devolver desdobra bem mais do que números de KPI. A escolha de iniciativas funciona: as equipes propõem projetos de melhoria para cima, a liderança devolve com o encaixe estratégico e os limites de capacidade, e o portfólio que sobrevive a duas rodadas é menor, mais bem argumentado e tem dono de verdade. Disputa de recursos também funciona: quando dois fluxos de valor precisam do mesmo ferramenteiro, uma rodada de catchball no planejamento resolve a troca enquanto ainda é questão de programação, em vez de deixar a briga para a execução, quando já virou emergência.

O terceiro uso é a renegociação no meio do ano. Quando uma condição escrita atrasa, digamos que o marco do SMED escorregue um trimestre, faça uma rodada curta de catchball na meta afetada em vez de deixá-la morrer em silêncio. Um 89% renegociado com nova data preserva o que um 90% perdido em silêncio destrói: o hábito de o número significar o que ele diz.

Depois do catchball: do compromisso à análise

O catchball termina quando cada meta breakthrough tem três coisas: um responsável um nível abaixo que disse o número em voz alta, condições por escrito e um ritmo de análise. Dali em diante, cada meta vira a raiz de um galho da árvore de indicadores, para que os números do turno se liguem a ela por causa e efeito, e o andamento dela cai na análise crítica pela direção mensal, onde uma condição atrasada dispara renegociação em vez de culpa.

É nessa passagem que o desdobramento costuma vazar. O acordo da terceira rodada fica na ata da reunião e, lá pelo meio do ano, ninguém mais acha o que dependia do quê. No caso de uso de desdobramento da estratégia do TeamGuru, os objetivos ficam registrados com seus responsáveis e com as condições anexadas, de modo que a análise lê o acordo de verdade, e não a lembrança dele.

No roteiro, o próximo passo é o gerenciamento diário: as metas combinadas chegam aos quadros de nível como números que um turno consegue influenciar, e é aí que um compromisso firmado na sala de planejamento começa a ser cumprido numa terça-feira qualquer.

Perguntas frequentes