A matriz X.

O que é a matriz X

A matriz X (X-Matrix), também chamada de matriz Hoshin Kanri, é uma única folha A3 que registra cinco decisões: o que o negócio precisa alcançar nos próximos 3 a 5 anos, o que vai alcançar este ano, quais iniciativas de melhoria levam até lá, quais indicadores comprovam o avanço e quem responde por cada iniciativa. O X no meio é só geometria. As quatro listas ficam ao redor dele de modo que listas vizinhas dividam um canto, e cada canto guarda as bolinhas de correlação que ligam item a item.

O formato de uma página resolve um problema específico: torna o alinhamento verificável. Uma apresentação de estratégia pode afirmar que tudo sustenta tudo, e ninguém consegue conferir. Na matriz X as afirmações são físicas. Toda iniciativa precisa chegar, por uma bolinha, a um objetivo do ano; todo objetivo do ano, a um breakthrough; todo indicador, a uma iniciativa e a um responsável. Iniciativa com a linha vazia fica exposta. Indicador sem responsável fica exposto. A folha não tem espaço para meias palavras, e por isso os times de liderança ou adoram a matriz ou param de usar sem avisar.

Nossa posição é direta: a matriz X é o registro de cinco decisões e das ligações entre elas, e nada além disso. As decisões se tomam na conversa, e a matriz as anota para que possam ser conferidas todo mês. Se manter a matriz dá mais trabalho do que discutir o que está nela, você a transformou em projeto de arte, e arte não move indicador nenhum.

Quando você não precisa dela

A matriz se paga quando as ligações se multiplicam. Quatro breakthroughs, cinco objetivos anuais, seis iniciativas e oito indicadores geram bem mais de cem cruzamentos possíveis, e nessa densidade uma lista simples esconde as lacunas que a matriz revela. Abaixo dessa densidade, pule a matriz:

• Uma planta sozinha, tocando menos de cinco iniciativas, pode colocar breakthrough, objetivo do ano, iniciativa, indicador e responsável em uma tabela de cinco colunas sem perder nada. Use a tabela até deixar de ser óbvio quem sustenta o quê.
• Os objetivos breakthrough ainda não existem. A matriz registra decisões; ela não consegue gerá-las. Primeiro faça o trabalho de estratégia.
• O catchball não aconteceu. Matriz preenchida sozinho pelo líder da planta não desdobra nada, porque as pessoas que estão nos quadrantes oeste e norte não concordaram em estar ali.
• O motivo é uma auditoria de certificação ou um modelo corporativo. Matriz feita para conformidade acaba plastificada, plastificada quer dizer encerrada, e encerrada quer dizer morta.

A disciplina das correlações

Uma bolinha é uma afirmação que alguém pode contestar, e a contestação é o valor. Quando o gerente de usinagem põe uma bolinha ligando a iniciativa de redução de setup ao indicador de lead time, qualquer um na sala pode perguntar: como, exatamente? Neste caso existe resposta, porque setup mais curto permite lotes menores e lote menor corta o tempo de fila, então a bolinha fica. A bolinha que não sobrevive a essa pergunta é apagada na frente de todos, o que constrange uma vez e esclarece para sempre.

Linha e coluna vazias são constatações, não erros de formatação. A iniciativa cuja linha não cruza nenhum objetivo do ano e nenhum indicador está consumindo capacidade sem sustentar nada: encerre ou adie, na própria sessão, com o patrocinador olhando. O indicador para o qual nenhuma iniciativa aponta não vai se mover este ano, então ou pare de fingir que ele é uma meta, ou acrescente a iniciativa que o move. O indicador sem responsável ganha um responsável antes de a reunião acabar. Times que afrouxam essa disciplina, preenchendo bolinhas por diplomacia para nenhuma iniciativa parecer órfã, terminam com uma matriz em que tudo se correlaciona com tudo, e ela carrega exatamente a mesma informação de uma folha em branco.

Uma regra prática: cada iniciativa deve ter uma bolinha forte por canto, no máximo duas. Se uma iniciativa afirma que move cinco indicadores, o responsável por ela ainda não decidiu para que ela serve.

O que vem depois

A matriz é o topo de uma corrente, não o fim dela. Os indicadores do quadrante leste se desdobram na árvore de indicadores, onde cada número da planta se decompõe nas medidas de linha e de célula que as pessoas conseguem influenciar de verdade, e de lá vão para os quadros SQDIP que o gerenciamento diário analisa toda manhã. Com a corrente ligada, o quadro do supervisor de primeira linha e a matriz da liderança não divergem em nada, e é isso que significa desdobrar.

A corrente também é onde o papel deixa de bastar. No caso de uso de desdobramento da estratégia do TeamGuru a matriz vira objeto de trabalho: os breakthroughs se ligam aos objetivos do ano, os objetivos às iniciativas com ações que têm responsável e prazo, e ir de um breakthrough de 2029 até a ação atrasada desta semana leva dois cliques. A análise mensal passa a ler números ao vivo em vez da apresentação do mês passado, e a matriz nunca precisa ser plastificada, porque nunca foi impressa.

Perguntas frequentes