Relatório A3.

O que é um A3 e para que serve

O A3 é a história de um problema contada em uma folha só, e o nome vem do tamanho do papel: 297 por 420 milímetros. A Toyota padronizou o formato não porque o tamanho tenha algo de mágico, mas porque a restrição tem. Uma folha não comporta tudo o que aconteceu, então o responsável precisa decidir o que importa, e quem lê enxerga o argumento inteiro, do problema ao resultado, sem virar página.

O layout é o PDCA visível. O lado esquerdo é o Plan: contexto, situação atual, situação desejada e análise de causa raiz. O lado direito é Do, Check e Act: contramedidas, plano de implementação, acompanhamento e resultados. Ler um A3 da esquerda para a direita é ler o raciocínio de alguém na ordem em que o raciocínio deveria ter acontecido. O lado esquerdo é entendimento; o direito é ação; e a qualidade do lado direito depende inteiramente da honestidade com que o esquerdo foi construído.

Por isso o A3 é uma ferramenta de desenvolvimento de gente, não um modelo de relatório. A força está na conversa entre o responsável e o mentor em cada seção: as perguntas feitas, a confirmação exigida, as idas ao processo no meio do caminho. Um A3 escrito sozinho na véspera da reunião tem as mesmas caixas e nenhum do valor. É um relatório pequeno. O método entrega duas coisas ao mesmo tempo, um problema resolvido e uma pessoa mais capaz de resolver problemas, e é pela segunda que a Toyota manteve o formato por décadas.

Como escrever um: o lado esquerdo primeiro, e devagar

A ordem da escrita é o método. Contramedida é a seção mais gostosa de escrever e o lugar mais perigoso para começar, porque uma contramedida escolhida antes de entender a situação atual entorta todo o lado esquerdo para virar justificativa dela. Escreva do alto à esquerda até a base à direita, deixando cada seção conquistar a seguinte. Estas regras seguram a honestidade do lado esquerdo:

• Vá ver antes de escrever qualquer coisa. A situação atual se rascunha em pé, no processo, não de memória na mesa. Se o A3 é sobre setup, assista a setups.
• Dados no lugar de adjetivos. Sempre, instável e demorado são marcadores de medição que ainda não foi feita. Escreva 84 setups com média de 68 minutos contra um padrão de 47, não os setups vivem atrasando.
• Desenhe a situação atual. Um croqui simples do fluxo com o problema localizado nele vale mais que três parágrafos de descrição. Se você não consegue desenhar, ainda não entendeu.
• Transforme a meta em uma frase com número e data. Indicador, valor, prazo. Tudo do lado direito será julgado contra isso.
• Confirme cada causa no processo antes de ela ganhar lugar na folha. Causa combinada em sala de reunião é hipótese, não causa.
• Escreva contramedida como experimento. Cada uma responde a uma causa confirmada e prevê o efeito dela. A previsão pode dar errado, e é justamente isso que dá sentido à seção de acompanhamento.

O lado direito sai mais rápido e erra mais fácil. Responsável é nome de pessoa, nunca equipe nem departamento. O primeiro passo da implementação é pequeno o bastante para começar esta semana, porque plano que começa no próximo trimestre é plano que não começa. E as datas de acompanhamento entram na agenda de verdade antes de o plano começar, combinadas com o mentor, para que verificar o resultado seja compromisso marcado e não intenção.

O ritmo da mentoria

Todo A3 tem duas pessoas: um responsável perto do problema e um mentor, em geral o gestor dele ou alguém treinado no método. Eles se encontram por uns 20 minutos por seção, no quadro ou no processo, ao longo de dias ou semanas. Curto e frequente rende mais que longo e raro: entre as sessões o responsável volta ao processo para medir, observar e confirmar, e é aí que a análise melhora de verdade. Oito seções revisadas em uma reunião de uma hora é apresentação, não mentoria.

O mentor pergunta e nunca escreve. Vale defender essa regra, porque é a mais violada do método. No instante em que o mentor pega a caneta, a responsabilidade troca de mãos: o responsável para de investigar o problema e passa a adivinhar o que o mentor quer ler, e o A3 deixa de desenvolver o julgamento de quem quer que seja. Mentor que entrega resposta ganha obediência e um time dependente; mentor que entrega pergunta ganha gente pensando. As perguntas são simples e se repetem: como você sabe, o que você viu, que efeito você espera, como vai verificar. O ganho é cumulativo: o segundo A3 da mesma pessoa precisa de menos perguntas que o primeiro.

Quem marca o ritmo do A3 é a confirmação, não a escrita. De duas a seis semanas é vida normal para um problema crônico, porque confirmar uma causa no processo, testar uma contramedida e ler os resultados consome tempo de calendário. A3 concluído em uma tarde quase sempre carrega um lado esquerdo sem confirmação, e lado esquerdo sem confirmação produz um lado direito de chutes.

Depois do A3: fazer a contramedida durar

Contramedida confirmada é uma descoberta sobre como o processo deveria rodar, e ela só sobrevive se o padrão mudar junto. O último ato de um A3 de verdade é atualizar o trabalho padronizado e treinar a mudança, para que a próxima auditoria verifique o método novo em vez do antigo. Contramedida que se provou em uma área também é matéria-prima para o sistema de melhoria: correção que vale manter costuma ser correção que vale espalhar.

O raciocínio do A3 também sobe de nível. A mesma disciplina de lado esquerdo antes do lado direito que resolve um problema de setup dá conta de problemas de estratégia na planta inteira, e é por isso que o planejamento hoshin costuma ser descrito como pensamento A3 aplicado ao ano. Uma diretoria que orienta bem os A3 tende a desdobrar bem a estratégia, porque os dois hábitos são o mesmo hábito: entender antes de agir.

O ponto prático de falha entre as sessões é a memória: quem ficou de fazer o quê, qual dado era para ser coletado, quando vencia o acompanhamento. É aqui que as equipes que rodam o método no digital usam o TeamGuru: o caso de uso de análise de causa raiz guarda as cadeias, as evidências e as contramedidas em um registro só, e as ações carregam os responsáveis e os prazos do lado direito, para o acompanhamento acontecer por agenda e não por lembrança. A folha continua sendo uma folha; o sistema em volta para de vazar.

Perguntas frequentes